¿Donde guardo mis documentos? Apps, LOPD, nube propia, nube de terceros, información más o menos confidencial…

El almacenamiento online del que necesitamos usar para tener digitalizados nuestros documentos con el fin de disponer de ellos con más facilidad y rapidez, para poderlos compartir con otros usuarios o tener la accesibilidad a los no documentos físicos: datos digitalizados y propia accesibilidad y almacenamiento.

En la actualidad tenemos una cantidad masiva de datos y archivos que tenemos o debemos guardar sin miedo a perderlos por algún fallo en el pc o en los dispositivos digitales.

Asimismo, hoy en día necesitamos transferir archivos con familiares, amigos, compañeros de trabajo y no hay cosa más fácil que hacerlo mediante estas plataformas ya que el email puede ser más restrictivo para el peso de los archivos que queremos enviar.

¿Quién no ha guardado algún archivo y se ha roto el pc y lo ha perdido porque ha tenido que formatear?  

¿Cómo podemos evitar que nuestros archivos importantes no se pierdan?

¿Cual es la forma más rápida para pasar las fotos de las vacaciones a tu familia sin tener que mandar varios emails?

También las propias empresas necesitan guardar y compartir ciertos documentos con otras personas, de dentro del ámbito de la empresa y con otros usuarios fuera de la organización. 

Para todas estas cuestiones tenemos varias plataformas o aplicaciones online que nos otorgan una mayor facilidad y seguridad en nuestros archivos. Nosotros hablaremos de unas de las más utilizadas: dropbox, google drive, box, otras apps y propias aplicaciones diseñadas para uno mismo.

Todo depende de la finalidad de la que se quiera o necesite utilizar y más sobre privilegios en las cuentas: al fin y al cabo, con terceras empresas la valoración es intercambiar información, y dependiendo el tamaño de espacio que se necesite y la valoración de empresa y necesidades, hay que terminar pagando más o menos dinero al mes o al año.

En esta entrada de blog, se llevará a cabo un estudio resumen de apps actuales muy útiles y muy usadas por gran cantidad de empresas con el fin de compartir contenido vía “la nube”.

  • Dropbox, 
  • GDrive,
  • Box,
  • Propio servidor,
  • Otros.

Dropbox es una herramienta que ofrece un servicio para alojar archivos multiplataforma en la nube, es propiedad de la compañía Dropbox y su funcionalidad es almadropboxcenar y sincronizar archivos en línea entre ordenadores propios y con otros usuarios, ya sea mediante tabletas o móviles(disponible en Android, Windows Phone, Blackberry e iOs). Podemos disponer de versiones gratuitas y de pago según las opciones que necesitemos. Cuenta con más de 500 millones de

usuarios registrados y su seguridad es tan buena que ellos mismo nos dicen que ni siquiera sus propios empleados tienen acceso a los datos guardados. Tiene una capacidad de 2Gb ampliable a 16Gb mediante recomendaciones a personas, descarga de aplicación móvil, o mediante planes de pago. Un tip útil de esta app es que se pueden hacer backups automáticamente de las fotos realizadas con nuestros dispositivos móviles, genial para no perder las fotos que realizamos.

Otro es Google Drive, herramienta similar a la anterior, de la compañía Google que  remplazó el gdriveGoogle Docs para ofrecernos sus nuevos servicios y nos permite mediante nuestra cuenta de Gmail almacenar datos (documentos, hojas de cálculo,…) y archivos (imágenes, PDF) y compartirlos

con otros contactos de gmail o invitar a otras personas a utilizar ese documento online con su cuenta gmail. Tiene 15Gb de espacio que son ampliables mediante diferentes planes de pago y es accesible mediante el sitio web o aplicaciones para Android e iOS.

Por último, Box Inc. es un alojamiento web para el intercambio de archivobox Apps en la

nube principalmente para empresas. Ofrece hasta 10 Gb de almacenamiento gratuito limitada a 250mb por archivo. Su version de app movil está disponible para android, blackberry, iOs, webOs y windows phone.

 

Se disponen de otras apps que también ofrecen servicios con más o menos servicios de espacio gratuito: iCloud, OneDrive, HiDrive, mega,  …

Pero todas estas anteriores son de empresas terceras, pero… 

¿Puedo disponer de mi propio espacio, es decir, en mi propio dominio?

Es otra de las vías de disponer de un espacio donde alojar archivos propios. Todo depende de como quieras desarrollar y tener acceso a ello. 

Apps como filezilla o si disponemos de programadores, una plataforma propia con acceso de login seguro, y un dashboard diseñado con el fin de: gestionar archivos, usuarios, permisos, base de datos y muchas otras funciones.

A través de este sistema, hay beneficios y perjuicios, todo depende del uso que se quiera dar y las necesidades que se generan a medida que se toman unas u otras decisiones en el transcurrir de la empresa.

“No es lo mismo tener un nombre de dominio, teniendo en cuenta la terminación de éste, que … ”

  • tener una web escaparate,
  • tener una web que se quiera más o menos exposición (S.E.O, marketing…),
  • tener una web con login con usuario con accesos,
  • tener un correo electrónico,
  • tener acceso a un espacio en la nube,
  • tener habilitado ftp o usar programas de terceros
  • disponer de un programador para llevar a cabo diversos entornos digitales dentro de la empresa,
  • necesidad de implementar más o menos sistemas de seguridad,
  • Otras necesidades y servicios.

En otras entradas se llevarán a cabo otras explicaciones en relación a cada una de estos sistemas y sus posibles usos, momentos para su implementación y varios procedimientos para sacar provecho a mejoras en nuestros sistemas digitales de empresa.

Posibles enlaces a tener en cuenta:

 

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